Im November 2014 wurden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. Wirtschaft und Berater hatten immer wieder angeregt, diese GoBD an die fortschreitende Digitalisierung anzupassen.
Die entsprechend überarbeiteten GoBD wurden im Juli 2019 auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht. Sie beinhalteten insbesondere folgende praxisrelevante Änderungen für die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen:
Die Digitalisierung von Belegen wurde erleichtert. Neben dem Scannen wäre auch das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones oder Tablets („mobiles Scannen“) erlaubt.
Wer erhaltene oder selbst erstellte elektronische Belege später in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) konvertiert, musste bisher beide Versionen archivieren. Unter bestimmten Bedingungen reicht es zukünftig aus, das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit aufzubewahren.
Wer sich auf einer Dienstreise im Ausland befindet, kann bereits von unterwegs die entstandenen bzw. empfangenen Belege direkt bildlich erfassen und zeitnah zur weiteren Verarbeitung übermitteln.
Ausdrücklich erwähnt werden im neuen Entwurf die häufig genutzten Cloud-Systeme. Der Steuerpflichtige kann als Datenverarbeitungssysteme eigene Hard- und Software betreiben oder in einer Cloud nutzen bzw. eine Kombination dieser Systeme verwenden.
Die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in einer unternehmenseigenen Cloud oder die Inanspruchnahme entsprechender Dienstleister ist grundsätzlich zulässig und unterliegt den GoBD.
Aufgrund von weiterem Abstimmungsbedarf wurde die Version der GoBD vom Juli 2019 im August 2019 zurückgezogen. Somit gelten die oben beschriebenen Erleichterungen zunächst noch nicht.
Dieses Vorgehen der Finanzverwaltung ist ärgerlich, denn Unternehmen benötigen
die neuen GoBD, um die zeitgemäße Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben zu können. Zum Beispiel versenden viele Banken ihre Kontoauszüge mittlerweile nur noch digital bzw. bieten diese zum Download an. Telefon- oder Stromrechnungen werden größtenteils per Mail versendet. Die E-Rechnung wird in Deutschland zur Pflicht. Alle Lieferanten des Bundes, der Länder und Kommunen – ob Groß- oder Kleinbetriebe – werden ab dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln.
Das Standardformat wird die XRechnung. Zahlreiche Technologien stehen bereit, um eine rechtssichere und GoBD-konforme Buchführung im Unternehmen zu ermöglichen. Darum wird mit einer baldigen Veröffentlichung der geänderten GoBD gerechnet.